evento corporativo- qualquer um sabe organizar?

Um importante banco estrangeiro de fomento para o agronegócio resolveu, pela primeira vez em sua história no Brasil, realizar um evento para alinhamento de metas, integração e motivação junto à sua equipe de Operações, com cerca de 150 pessoas. Uma grande ideia! Disciplinados e organizados como bom estrangeiro que são, criaram uma comissão interna para tratar do evento com 5 meses de antecedência. A comissão tinha 10 pessoas- do diretor da área ao principal cliente interno.
Contrataram uma empresa de evento que seria responsável pela logística e também pela parte motivacional, que eles chamavam de FUN. Reunião feita, comissão ouvida (eram 10 pessoas!), ideias gerais e especificas na mesa, limitações, orçamento, agenda, etc. Tudo brifado, a Consultoria cria a temática, cota os fornecedores e apresenta o projeto. Mais uma reunião, mais um monte de opiniões, palpites, dúvidas, achismos naturais - afinal, são clientes e não tem mesmo a obrigação de conhecer os detalhes de uma organização de eventos. Ficou decidido que o tema seria "No ritmo do xxxx" (nome do banco). A Consultoria criou a logomarca, fez a cenografia e coordenou, junto ao fornecedor do FUN a atividade motivacional, que seria a orquestração - que já lhes contei em outro post (aquele sobre lutheria, lembra?).
Bem, faltando duas semanas para o evento, o representante da comissão do Banco liga para a empresa de evento. Resolveu mudar o tema; não mais "no ritmo do xxx", mas "Você na direção certa". O que era uma cenografia de som, ritmo, melodia, orquestração, passou a ser uma bússola. Inclusive, o cliente já havia encomendado e comprado os brindes de bússola (bem pequena como um chaveiro) e uma sacola retornável (!!!!). Também já havia contratado o ônibus que levaria o pessoal. Isso tudo para ajudar o pessoal do evento e lógico, sentirem-se no controle. Ah, também resolveram alterar a cena final do filme de encerramento proposto e amplamente discutido, por outra que faz menção à guerra e disputa de esportes - por causa da copa do mundo.... Bem, agora é se virar nos trinta para fazer a cenografia já contratada dar conta do tema, idem para a atividade FUN. Um balaio de gato! Cenografia de música, atividade de orquestração, filme de jogo, brinde de bússola e uma sacola retornável Imensa para um brindezinho pequenininho. Detalhe: o público é predominantemente masculino, jovem e de TI - muito a fim mesmo de ganhar sacola retornável!!!
Mas, dizem que ao final tudo dá certo, por que se não não é o final ainda.
Estamos contando esta experiência real e recente para ajudá-lo a ver como um evento corporativo é importante e exige a mão de um especialista ou pelo menos uma ajuda mais técnica. Há uma mensagem, uma intenção por traz do encontro. Não é só o encontro em si, mas o que se deseja comunicar nas entrelinhas: coerencia, cuidado, foco, norte, direção. As pessoas percebem o improviso, a falta de alinhamento e ficam se questionando o que tem a ver uma coisa com outra. Outro exemplo: numa convenção cuja a parte da tarde haveria uma caminhada com rapel, no almoço serviram feijoada!!!
Num outro evento, o fornecedor da parte da festa que seria a confraternização á noite não conversou com o fornecedor da atividade motivacional. Á tarde, o salão onde haveria a festa estava já todo decorado com plantas ornamentais, telão, luzes e fumaça. Só esqueceram de dizer àquele fornecedor da festa que neste salão haveria uma atividade lúdica com 60 pessoas vendadas e que necessitavam de espaço livre!
Bem, este assunto é tão relevante porque todas ou muitas empresas fazem eventos corporativos frequentemente, que a Revista Melhor Gestão de Pessoas de maio trouxe uma matéria sobre o tema. Chama-se "Para não cair em cilada" e traz 10 passos para organização de eventos que vão desde a definição do objetivo, passando pela infra estrutura e indo até a mensuração de resultados. Eu recomendo!